こんな手間は、ありませんか
会員のいる団体のホームページは、案内は載っていても、申込みや報告は紙で回っていることが少なくありません。
- 申請書の押印と郵送様式をダウンロードして記入・押印し、郵送か持参。届いたら事務局が打ち込む。
- FAXの応募用紙機関誌の応募用紙に書いてFAX。読みにくい字を電話で確かめる。
- ExcelやWordの様式様式どおりに書けているかを確かめ、書き直しをお願いする。
- 電話での予約貸し出しの空きを、電話のたびに台帳で調べる。
- 毎月のPDF作り数字を表にしてPDFにし、ページに載せ直す。
- 相談の回付本部で受けた相談を、地区や支部の担当へ回す。
手間を減らす仕組みの例
会員の方が使いやすく、事務局の手作業が減る所に仕組みを入れます。どれを入れるかは、今の手続きを伺ってから一緒に決めます。
今（例：運動への参加申込み）
- 申請書を印刷して押印
- 郵送
- 事務局が打ち込み
- 案内と請求書を郵送
- 入金を照らし合わせ
仕組みにすると
- ページで申し込む（人数や年齢はその場で確かめる）
- 参加費を自動で計算し、案内と請求書を自動でメール
- 申込みは1つの表にたまり、入金の印を付けるだけ
- ウェブの申込みと自動の案内受付の控え・案内・請求書を、申し込んだ方へ自動でメール。
- 残りの数と自動の締め切り先着の講習や運動は、残りの席を表示し、定員で自動で締め切り。
- 様式どおりの書類を自動で推薦書などの様式の欄に合わせて入力していただき、様式の形で印刷できます。証明書は写真で添付。
- 空きを見て予約貸し出しの空きをカレンダーで見て、何点でも1回の手続きで予約。
- 数字を入れるだけで表とグラフ毎月の数字を入れると、ページの表とグラフになります。
- 相談を担当へ直接所在地から地区や支部を決めて、その担当へ直接届けます。
法人の仕事の流れに、合わせます
ホームページで受けたものが、紙で綴じる・決裁を回す・報告にまとめる、というこれまでの仕事の流れにつながるようにします。
- 申込み1件ごとのA4の受付票決裁欄・申込みの中身・その事業所の過去の利用・処理の記録・手書きの欄つき。印刷してファイルに綴じられます。
- 綴じる台帳貸出台帳・入金待ち・受講者名簿・表彰者名簿などを、期間を選んで印刷。
- 期間を選んで報告書受付の数字を、文・表・グラフの報告書に。Wordに貼って事業報告の下書きにも。
- 毎年の担当替えは画面で係ごとに担当を決め、4月1日からの付け替えも予約できます。ホームページの作り直しは要りません。
個人情報を扱うので、守りを強くします
「絶対に破られない」仕組みはありません。破られにくくし、気づけて、すぐ戻せる作りにします。
- 入れるのは役職の方だけ更新ページには、パスワードとUSBの鍵（セキュリティキー）で入ります。個人のスマホは使いません。
- 担当者は鍵を持たない担当者の方には、自分の係の受付だけがメールで届きます。免許証の番号などは伏せた版です。
- 事務所のネットからだけ更新ページは検索にも出さず、事務所の外からは開けない設定にできます。
- ページの作りは変えられないページの文章やメニューは、どのIDでも変えられません。変えるのはYNHTだけです。
- 見るだけのページ公開のページはサーバーで動く部分を持たない作りにし、外から狙われる場所を減らします。
- 記録と控えだれが・いつ・何をしたかを残し、サイト全体の控えを毎日とります。
単価
今のホームページのページ・記事・資料を数えて、単価で積み上げます。ご予算に合わせて、作り込むページの数や仕組みを絞った案もお出しします。
| 内容 | 単価（税込） |
|---|---|
| 基本5ページ分の土台・デザイン・更新ページ | 198,000円 |
| 作り込みページ中身を読み比べて組み立て直すページ。見出しと順番を作り直し、PDFでしか読めない案内をページの文や表に起こし、申込みなどへの入口を入れます（入会案内・申込みの案内など） | 1ページ 20,000円 |
| そのまま移すページ今の文章と写真を、新しいデザインに載せ替えるページ。構成は変えず、誤字とリンク切れは直します（ご挨拶など） | 1ページ 5,000円 |
| お知らせ・コラムの移し替え | 1本 2,000円 |
| 資料（PDF・Excel・Word）の移し替え | 1点 300円 |
| 手間を減らす仕組み申込み・予約・様式の書類・表とグラフなど | 1つ 75,000円 |
| セキュリティキー（USBの鍵）更新ページに入る役職の方の分 | 1本 11,000円 |
受付票・台帳・報告書を作る機能は、仕組みに追加費用なしで含みます。公開後の保守（サーバー・更新ページ・不具合の修正）は月額で、範囲を決めてからお見積りします。お見積りは無料です。
進め方
- 今のサイトを読み比べるページ・記事・資料と、紙で回っている手続きを洗い出します。
- 画面で確かめる試作の画面を見ていただきながら、ページと仕組みの範囲を決めます。
- 移して、組む中身をすべて移し、仕組みを組み込みます。
- 公開して、慣れる画面の写真つきの手順書をお渡しし、使い方をご一緒に確かめます。
団体・法人のホームページ、よくあるご質問
- 今のホームページの管理会社さんとの関係は、どうなりますか？
- 機関誌やメールの配信など、今お使いの仕組みはそのままつなげます。お任せいただく範囲は、ご相談のうえ分けられます。
- 年度ごとに分けて進められますか？
- できます。今年度は中身の移し替えと更新ページまで、仕組みは翌年度に足す、という分け方もできます。お見積りも分けてお出しします。
- 見積書・契約書・請求書は出してもらえますか？
- お出しします。相見積もりでも構いません。
- 担当者が毎年替わっても大丈夫ですか？
- 大丈夫です。係ごとに担当を決める形なので、担当替えは事務局長の方が画面で付け替えるだけです。
- 今ある申請書の様式は、使えますか？
- 使えます。様式の欄に合わせて入力の欄を作り、様式の形で印刷できるようにします。様式そのもののダウンロードも残せます。
- 遠くの団体でも頼めますか？
- 打ち合わせはオンラインで行いますので、全国どこからでもご依頼いただけます。必要なときは伺います。